- прием и распределение телефонных звонков, прием электронной почты, входящей корреспонденции, печатных и периодических изданий; - осуществление регистрации входящих и исходящих документов, обращений граждан в системе электронного документооборота Lotus Notes и журналах регистрации документов; - контроль исполнительской дисциплины специалистов учреждения в системах электронного документооборота Lotus Notes и Directum RX; - осуществление необходимой отправки и доставки исходящей корреспонденции учреждения; - взаимодействие с руководителями и специалистами структурных подразделений учреждения по вопросам их компетенции; - исполнение поручений руководителя учреждения, начальника отдела, данные в пределах их полномочий, установленных законодательством; - подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; - участие в организации межведомственных и аппаратных совещаний, ведение протоколов аппаратных совещаний; - ведение воинского учета в учреждении.

1. Руководство деятельностью сектора и учебно-методической работой на факультете: - организация и администрирование процесса обучения в Moodle (формирование учебных групп и учетных записей, зачисление и отключение пользователей, ведение базы пользователей, проведение обучения пользователей и т.д.); - координация деятельности участников дистанционного обучения; - методическая помощь кафедрам, авторам, разработчикам в создании ЭУМК (разработка рекомендаций, памяток и инструкций); - сбор и размещение ЭУМК для студентов заочной формы обучения на образовательном портале; - контроль содержания и проверка соответствия размещаемых ЭУМК и актуальным учебным планам для студентов заочной формы обучения; - актуализация структуры разделов образовательного портала в соответствии с реорганизационными изменениями в структуре университета; - подготовка сведений для комплексной оценки деятельности ППС кафедр; - участие в работе экспертной и конкурсной комиссий для проведения внешнего аудита технического состояния ЭУМК, на лучший ЭУМК университета; - осуществление контроля за выполнением приказов и распоряжений по университету, связанных с вопросами внедрения ДОТ; - мониторинг результатов обучения студентов заочной формы обучения, обучающихся с элементами ДОТ; - организация и проведение интернет-конференций на базе университета. 2. Выполнение обязанностей секретаря совета факультета. 3. Выполнение обязанностей декана на время отсутствия декана (болезнь, отпуск, командировка и пр.)

- ведение учета личного состава колледжа; - оформление приема (зачисления), перевода и увольнения (отчисления) работников (студентов) в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора колледжа; - формирование и ведение личных дел работников и студентов, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью и обучением; - ведение работы военно-учетного стола (ВУС, ВУР) и миграционного учета контингента студентов; - участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам; - подготовка необходимых материалов для квалификационной аттестационной комиссии и представления работников к поощрению и награждению; - заполнение, учет и хранение трудовых книжек, проведение подсчета трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; - ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графика очередных отпусков; - оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам колледжа и их семьям; - подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; - составление установленной отчетности.

Управление (функции ведущего инспектора общего отдела): - проведение анализа учебной деятельности подведомственных организаций (годовые статистические отчеты); - обеспечение сбора, обработки, хранения и использования информации в сфере лицензирования, аттестации, государственной аккредитации образовательных учреждений; - подготовка информационных и аналитических материалов по вопросам функционирования городской образовательной системы, другой информации по запросам заявителей; - внедрение новых информационных технологий в процесс отбора, систематизации и анализа информации и освоении программ, обеспечивающих использование современных технических средств сбора, обработки и накопления информации; - обеспечение оптимизации информационных потоков в рамках системы образования г. Омска. Департамент (функции инспектора 2 категории отдела по работе со служебными и распорядительными документами): - централизованный прием служебных документов; - осуществление первичной (экспедиционной) обработки поступающих и отправляемых служебных документов; - организация предварительного рассмотрения, отбора и подготовки документов служебной переписки к рассмотрению руководством департамента; - регистрация распорядительных документов (постановления, распоряжения, приказы), поступающих, отправляемых, внутренних документов и выполнение по ним информационно-справочной работы; - формирование электронного реестра распорядительных документов департамента; - исполнение запросов по предоставлению копий распорядительных документов; - выдача по согласованию с заместителем директора департамента (начальником управления) заверенных копий распорядительных документов по письменным запросам; - передача документов на рассмотрение директору департамента, его заместителям и начальникам управлений в соответствии с распределением обязанностей; - организация оперативной доставки служебных документов непосредственным исполнителям; - передача зарегистрированных документов служебной переписки, адресованных структурным подразделениям департамента по назначению; - разработка и ведение базы данных автоматизированного учета и поиска документов; - отправка служебных документов, подписанных руководством департамента средствами почтовой, телеграфной, фельдъегерской и электрической связи по назначению; - организация контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях департамента; - ведение табеля унифицированных форм документов структурного подразделения департамента.

- ведение учета движения студентов (академические отпуска, переводы, отчисления, восстановления); - подготовка расписания экзаменов и зачетов; - составление документации, необходимой для организаций сессий (списки студентов, информационные карты экзаменов, списки преподавателей, перечни предметов в соответствии с учебным планом, др.); - контроль проведения ежемесячных аттестаций студентов по текущей успеваемости и посещаемости; - ведение книги сдачи экзаменов и зачетов в период экзаменационной сессии; - контроль оформления учебной документации (аттестационных, экзаменационных и зачетных ведомостей и заполнение журналов учебных групп преподавателями); - проведение сверки записей в зачетных книжках и экзаменационных и зачетных ведомостях; - оформление учебных карточек и переводных дел студентов; - составление справок об обучении; - подготовка проектов приказов факультета по студенческому контингенту для отдела кадров; - заверение копий приказов и распоряжений по деканату; - обеспечение выделения аудиторий для проведения учебных занятий; - координация работы старост учебных групп контроль за ведением журналов учебных групп; - дача разъяснений студентам и преподавателям факультета по расписанию занятий (его изменению) и по вопросам учебного процесса; - подготовка необходимых документов по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений; - контроль за выполнением ППС утвержденных расписаний учебных занятий, экзаменов и зачетов; - подготовка докладов начальнику учебного отдела о соблюдении ППС учебной и трудовой дисциплины; - анализ и обработка материалов самообследования факультета и подготовка сводных материалов самообследования университета.